Kể từ ngày 01/01/2024, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử VNPT cần cập nhật ký hiệu hóa đơn sang năm 2024 theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện thao tác này.
Bước 1: Đăng nhập hệ thống VNPT Invoice
Truy cập hệ thống VNPT Invoice bằng tài khoản quản trị.
Bước 2: Tạo Thông báo phát hành dải hóa đơn mới.
Người sử dụng bấm chọn menu Đăng ký phát hành/Thông báo phát hành, chọn tạo mới hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Bước 3: Chọn chi cục thuế quản lý
Người sử dụng tiếp tục chọn nút [Tạo mới] để thực hiện thêm mới thông báo phát hành hóa đơn, hệ thống hiển thị giao diện như sau:
Chọn Tên cơ quan quản lý thuế, sau đó chọn tạo mới
Khách hàng lưu ý phải chọn đúng chi cục thuế mà công ty mình đã đăng ký báo cáo thuế, nếu sai thông tin chi cục thuế thì khi ký phát hành hóa đơn sẽ không không được cơ quan thuế chấp nhận.
Bước 4: Nhập thông tin đăng ký dải hóa đơn mới
Nhập thông tin đăng ký mẫu hóa đơn phát hành gồm: Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn.
Hướng dẫn điền thông tin vào from Đăng ký mẫu hóa đơn phát hành, tùy theo nhu cầu đăng ký loại hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho .. mà chúng ta thực hiện chọn Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn ký hiệu cho đúng.
- Người sử dụng chọn Loại hóa đơn mà công ty mình đăng ký sử dụng là GTGT.
- Nhọn mẫu hóa đơn là 1/001, chọn loại hình kinh doanh.
- Người sử dụng chọn ngày bắt đầu sử dụng, thường chọn ngày hiện hành để có thể xuất hóa đơn được liền, hoặc chọn ngày mong muốn, không được chọn trước ngày hiện hành.
- Người sử dụng tiếp tục nhập ký hiệu hóa đơn theo quy định cơ quan thuế ví dụ: AA, AB, hay tên viết tắt công ty.
- Tại ô Năm hệ thống hóa đơn điện tử VNPT sẽ hiện năm hiện hành, và người sử dụng không thể tự gõ theo ý mình.
- Sau đó nhập số lượng hóa đơn đã ký hợp đồng với VNPT hoặc nhập ít hơn số mua, hoặc nhập số lượng hóa đơn còn tồn từ TT32 sang hệ thống 78, sau khi nhập số lượng xong hệ thống hóa đơn của VNPT sẽ tự động nhảy từ số đến số, khách hàng không được nhập theo ý mình
- Người sử dụng bấm chọn Lưu và tạo mới để lưu lại mẫu hóa đơn phát hành vừa nhập,
- Sau đó bấm nút Lưu.
Bước 5: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn GTGT theo thông tư 78
Sau khi kiểm tra kỹ lại các thông tin, để tránh sai sót có thẻ sảy ra khách hàng nên kiểm tra kỹ lại các thông tin 1 lần cuối, người dùng chọn Đăng ký phát hành/Quản lý thông báo phát hành/chọn chi tiết để xem thông thi vừa tạo dải hóa đơn.
Bước 6: Gửi thông báo dải hóa đơn sang cơ quan thuế
Hệ thống hiển thị giao diện chi tiết nội dung Dải phát hành hóa đơn điện tử trước khi gửi qua cơ quan thuế, người sử dụng kiểm tra lại các thông tin, nếu đúng bấm Bấm chọn “Xác nhận sử dụng ký hiệu hóa đơn” để cập nhật trạng thái gửi thông báo dải hóa đơn mới đến cơ quan, nếu sai chọn quay lại để chỉnh sửa nội dung đã kê khai trước đó.
Sau khi bấm chọn Xác nhận xong, người dùng có thể vào mục Lập hóa đơn/ Danh sách hóa đơn/Tạo mới để lập hóa đơn.
Lưu ý trước khi đưa vào sử dụng.
Trước khi phát hành hóa đơn chính thức, khách hàng nên nhập nháp một vài hóa đơn nội dung giống như mình xuất thật, nhập thử số lẻ cột số lượng đơn giá, nhập nháp hóa đơn ngoại tệ nếu có … để kiểm tra xem các thông tin có thể hiện chính xem chính xác chưa, nếu cầu chỉnh sửa phản hồi lại cho nhân viên VNPT, tránh trường hợp khi cần xuất thì mới nhập và gặp lỗi thì thời gian xử lý sẽ chậm gây ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn của khách hàng.
Cách chọn Ký hiệu hóa đơn GTGT có mã.
Theo Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC ký hiệu mẫu số hóa đơn GTGT thì khách hàng có thể lựa chọn ký hiệu 1C24TAA và được giải thích từ ngữ như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng
- Chữ C: là thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Số 24: là 4 số cuối của năm phát hành hóa đơn
- Chữ T: là Doanh nghiệp thông thường.
- AA: là Doanh nghiệp tự chọn theo nhu cầu quản lý