Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Với sự phát triển của công nghệ, hóa đơn điện tử đang trở thành một xu hướng mới trong thị trường kinh doanh hiện nay. Dù không phải là bắt buộc nhưng việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những lợi ích này cũng như cách thức áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn điện tử là gì?

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về khái niệm “hóa đơn điện tử”. Đây là một loại hóa đơn được tạo ra và truyền tải thông qua các thiết bị điện tử như máy tính hoặc điện thoại di động. Thay vì in giấy và gửi qua đường bưu điện, hóa đơn điện tử được tạo ra và gửi qua email hoặc các hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

Ai nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử có thể được sử dụng trong hầu hết các loại doanh nghiệp, từ các công ty lớn đến các cửa hàng nhỏ. Đặc biệt, nó rất phù hợp với các doanh nghiệp trực tuyến, bởi vì có thể tích hợp hóa đơn điện tử vào các trang web của họ và tiếp nhận thanh toán trực tuyến.

Những lợi ích của hóa đơn điện tử

Giảm chi phí

Một trong những lợi ích chính của hóa đơn điện tử là giảm chi phí cho doanh nghiệp. Việc in ấn và gửi hóa đơn truyền thống qua đường bưu điện có thể mất rất nhiều tiền. Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí này.

Bảng giá gói cước hóa đơn điện tử

Tiết kiệm thời gian

Không chỉ giảm chi phí, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thay vì phải đóng gói và gửi hóa đơn qua đường bưu điện, doanh nghiệp có thể tạo hóa đơn điện tử và gửi nó trong vài giây.

Giao dịch nhanh chóng và thuận tiện

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các giao dịch trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Thay vì phải chờ đợi hóa đơn được gửi qua đường bưu điện và thực hiện thanh toán bằng cách chuyển khoản hoặc tại cửa hàng, khách hàng có thể thanh toán ngay lập tức thông qua liên kết trực tiếp với hóa đơn điện tử.

Bảo mật thông tin

Hóa đơn điện tử cũng được xem là một giải pháp bảo mật cho doanh nghiệp. Thông tin trong hóa đơn điện tử được mã hóa và chỉ có thể được truy cập bởi những người có quyền truy cập. Điều này giúp bảo vệ thông tin khách hàng và doanh nghiệp khỏi bị lộ ra bên ngoài.

Giảm thiểu sai sót

Khi tạo hóa đơn điện tử, các thông tin sẽ được nhập vào hệ thống một cách tự động, giảm thiểu rủi ro sai sót so với việc nhập thông tin thủ công. Vì vậy, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót trong quá trình tạo và gửi hóa đơn.

Các bước để áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Để áp dụng hóa đơn điện tử cho công ty của bạn, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Trong bước này, bạn cần xác định cách mà hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí, tăng tính hiệu quả hoạt động kinh doanh và cải thiện quản lý tài chính.

Bước 2: Chọn đối tác cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

VNPT là một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và chuyên nghiệp để giúp công ty của bạn triển khai dịch vụ này.

Bước 3: Kết nối với cơ quan thuế

Sau khi ký kết hợp đồng xong, VNPT sẽ kết nối với cơ quan thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 4: Thực hiện các thủ tục và quy định liên quan

Các doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định và thủ tục liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác trên hóa đơn điện tử.

Bước 5: Áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh

Cuối cùng, công ty của bạn có thể áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của mình. Bằng cách tích hợp hóa đơn điện tử vào các quy trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể tăng tính hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật để phòng tránh bị xử lý pháp lý.

Đảm bảo tính bảo mật

Các doanh nghiệp nên đảm bảo tính bảo mật thông tin trong hóa đơn điện tử, đặc biệt là thông tin liên quan đến khách hàng.

Đào tạo cho nhân viên

Trước khi triển khai việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên về cách sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử để đảm bảo hiệu quả sử dụng của dịch vụ này.

Chọn đối tác uy tín

Để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chọn đối tác cung cấp phần mềm uy tín và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Những sự thay đổi và những tiêu chuẩn mới nhất của hóa đơn điện tử

Thay đổi về thời gian lưu trữ

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử đã được kéo dài từ 5 năm lên 10 năm.

Tiêu chuẩn ký số và xác thực hóa đơn điện tử

Theo Quyết định 2419/QĐ-BTC, các hóa đơn điện tử phải được ký số và xác thực theo tiêu chuẩn quốc gia từ ngày 01/07/2022.

Các lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, phân phối, lưu trữ và xử lý hóa đơn.

Tăng tính hiệu quả

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lập, xử lý và lưu trữ hóa đơn.

Cải thiện quản lý tài chính

Hóa đơn điện tử cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết về các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ. Do đó, doanh nghiệp có thể thực hiện quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn.

Những câu hỏi về hóa đơn điện tử thường gặp

Làm thế nào để sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp?

Để sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, bạn cần thực hiện các bước như xác định nhu cầu, chọn đối tác cung cấp phần mềm, kết nối với cơ quan thuế, thực hiện các thủ tục và quy định liên quan, và áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn điện tử có đảm bảo tính bảo mật không?