6 Lỗi Thường Gặp Ở Hóa Đơn Điện Tử Và Cách Xử Lý

6 lỗi hóa đơn điện tử thường gặp trong quá trình sử dụng phát hành khiến người dùng gặp khó khăn. Làm cho việc thanh toán bị gián đoạn, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất. Vì thế, bài viết sau sẽ chỉ rõ 6 lỗi thường gặp ở hóa đơn điện tử nói chung. Và hóa đơn điện tử máy tính tiền nói riêng cũng như cách xử lý đơn giản, nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Các nguyên nhân chính thường gặp khiến hóa đơn điện tử bị lỗi

1. Lỗi sai thông tin đăng nhập

Sai thông tin đăng nhập tài khoản là lỗi thường thấy khi sử dụng hóa đơn điện tử. Lỗi sai này có thể là sai mật khẩu/tên đăng nhập hoặc sai cả hai thông tin trên.

• Nguyên nhân: Có thể do lỗi đánh máy hoặc do người dùng nhớ nhầm, nhớ sai thông tin đăng nhập tài khoản. Nên hệ thống sẽ gửi thông báo “Tài khoản hoặc mật khẩu không đúng”.
• Cách khắc phục: để khắc phục tình trạng này. Người dùng cần kiểm tra kỹ lại thông tin đăng nhập tài khoản và đánh lại chính xác. Trường hợp thông tin đăng nhập đã đúng mà vẫn không đăng nhập được. người dùng có thể thực hiện như sau:
  • Bước 1: Tại màn hình đăng nhập, chọn dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải > Chọn Công cụ khác > Xóa dữ liệu duyệt…

Vào phần xóa dữ liệu duyệt web

• • Bước 2: Chọn tab Nâng cao, sau đó kéo xuống dưới bỏ dấu tích ở ô Mật khẩu và các dữ liệu đăng nhập khác.

Vào phần nâng cao để xóa dữ liệu duyệt web

• • Bước 3: Chọn mục Xóa dữ liệu. Sau khi hoàn tất thì người dùng thực hiện đăng nhập lại tài khoản bình thường là được.

Xóa dữ liệu bộ nhớ đệm trong máy

2. Lỗi nhập sai mã xác thực hiển thị

Sai mã xác thực hiển thị có thể hiểu đơn giản là việc người dùng nhập sai mã CAPTCHA. Hệ thống sẽ gửi về thông báo “Mã CAPTCHA không chính xác”.

• Nguyên nhân: Người dùng nhập sai mã xác thực của hệ thống yêu cầu nên không thể thực hiện giao dịch.
• Cách khắc phục: Cần kiểm tra và nhập lại chính xác từng ký tự mã của hệ thống là được. Khi nhập chú ý đến các ký tự viết in hoa, in thường để đảm bảo nhập chính xác.

3. Lỗi gõ sai số hóa đơn

Người dùng muốn kiểm tra hóa đơn nhưng báo lỗi. Cụ thể, khi gõ số hóa đơn vào hệ thống thì có thông báo:  “Không tìm thấy dữ liệu theo yêu cầu”. Đây là lỗi rất nhiều người dùng mắc phải khi dùng hóa đơn điện tử.

• Nguyên nhân: Do người dùng chủ quan không xem kỹ thông tin dải hóa đơn. Và số hóa đơn nên nhập sai, nhập thiếu nên hệ thống không tìm thấy dữ liệu.
• Cách khắc phục: Khi có thông báo không tìm thấy dữ liệu. Người dùng cần kiểm tra lại số hóa đơn mình sai hay thiếu gì. Sau đó thực hiện nhập lại số hóa đơn thật chính xác.

Người dùng kiểm tra lại số hóa đơn và nhập lại cho đúng

>>> Có thể bạn cũng quan tâm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất để kiểm tra chính xác hóa đơn có tồn tại hay không.

4. Lỗi bấm lưu hóa đơn khi chưa nhập Email

Thông báo từ hệ thống “Vui lòng nhập địa chỉ Email” trên trong quá trình lưu hóa đơn.

• Nguyên nhân: Do hóa đơn điện tử sẽ gửi hóa đơn thông qua địa chỉ email cho khách hàng. Nếu người dùng chưa nhập đầy đủ địa chỉ Email thì hệ thống không thể thực hiện lưu thông tin hóa đơn
• Cách khắc phục: Người dùng chỉ cần bổ sung địa chỉ Email dùng để gửi hóa đơn vào ô tương ứng. Như vậy là có thể thực hiện lưu hóa đơn bình thường.

Bổ sung địa chỉ email vào ô tương ứng

>>> Có thể bạn quan tâm: 

• Hướng dẫn chi tiết tải hóa đơn VNPT theo định dạng PDF/Inv về máy để lưu trữ hoặc gửi khách hàng.

• Xuất hóa đơn điện tử VNPT của doanh nghiệp như thế là đúng và đảm bảo hiệu lực trong giao dịch

5. Lỗi chưa nhập hoặc chưa bấm cập nhật thông tin hàng hóa

Trong quá trình tạo hóa đơn mới, người dùng chưa nhập hoặc chưa bấm cập nhật lại thông tin hàng hóa, dịch vụ. Nên hệ thống hiện thông báo: “Vui lòng thêm hàng hóa, dịch vụ”.

• Nguyên nhân: Do người dùng quên không nhập thông tin hàng hóa vào hóa đơn. Hoặc sửa thông tin hàng hóa nhưng chưa bấm cập nhật lại. Do đó, hệ thống không có dữ liệu mới nên không thể lưu thông tin hóa đơn.
• Cách khắc phục: Thông thường một hóa đơn điện tử sẽ gồm 2 phần là thông tin người mua và thông tin hàng hóa. Do đó, khi gặp lỗi này người dùng hãy bổ sung đầy đủ thông tin hàng hóa trước khi lưu hóa đơn.

Nhập đầy đủ thông tin hàng hóa trước khi lưu hóa đơn

6. Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ

Lỗi này sẽ xuất hiện khi người dùng bấm lưu hóa đơn nhưng ngày tháng xuất không đúng.

• Nguyên nhân: Ngày xuất hóa đơn bị sai hoặc định dạng sai dẫn đến việc hệ thống không thể ghi nhận việc xuất hóa đơn.
• Cách khắc phục: Khi gặp lỗi này, người dùng cần đảm bảo tiêu chí số hóa đơn nhỏ. Thì ngày phải nhỏ hoặc hoặc bằng số hóa đơn lớn về sau. Ví dụ, số hóa đơn là 00001 xuất ngày 1/5/2023 thì số hóa đơn 00002 phải có ngày xuất là ngày 1/5/2023. Hoặc 2/5/2023 hoặc ngày lùi về sau chứ ngày xuất không không thể trước ngày 1/5/2023. Do đó, người dùng cần chỉnh lại ngày xuất hóa đơn cho đúng tiêu chí là được.

Chỉnh lại thông tin ngày xuất hóa đơn đúng tiêu chí

Trên đây là tổng hợp một số lỗi thường gặp ở hóa đơn điện tử và cách khắc phục chi tiết. Để hạn chế các lỗi trên, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn địa chỉ cung cấp hóa đơn điện tử chất lượng.